Dokumentaatioprosessit, kun toteutetaan prosessin lähestymistapa palvelualueella

Prosessiprosessin toteutuksessa yksi vaiheista on prosessien dokumentointi. Tämä on yksi täytäntöönpanon tärkeimmistä vaiheista ja todellisuudessa se on hyvin pitkä ja aikaa vievä prosessi, joka vaatii paljon aikaa ja vaivaa. Jokaisessa organisaatiossa on valtava määrä prosesseja ja monet niistä ovat hyvin epäselviä. Tämä ominaisuus on erilaiset prosessit palvelualan organisaatioissa.

Harkitsemaan palvelujen tarjoamisprosessien kuvaus ja dokumentointi esimerkkinä laadunhallintaan ja tilastolliseen analyysiin erikoistuneeseen konsulttiyritykseen.

Palvelujen tuottamisprosessin kuvaamiseen ja dokumentointiin voidaan käyttää erilaisia keinoja: raporttien, vuokaavioiden, virtauskaavioiden, prosessikarttojen, verkon aikataulujen jne. Kartoitus.

Ennen kuin aloitat prosessin yksityiskohtaisen vuokaavion laatimisen, sinun on usein luotava yleisempi kuva siitä, ketkä ovat mukana prosessissa ja miten he ovat vuorovaikutuksessa keskenään ja ympäröivän maailman kanssa. Tämä on erityisen tärkeää, kun prosessissa on mukana paljon osallistujia. Tässä tapauksessa voi olla hyvin vaikeaa tilata tämän prosessin yksittäisiä vaiheita. Suhteiden kartta on ensimmäinen askel tässä työssä.

Vuorovaikutuksen määrittämiseksi sinun on ymmärrettävä selvästi prosessi. Laadunhallintaan ja tilastolliseen analyysiin erikoistuneelle konsulttiyritykselle tarjottavista palveluista seuraa toimia seuraavasti:

1) asiakas hankkii hankkeen konsultointiosastolta ja toimittaa hänelle tiedot;

2) neuvoa-antava osasto lähettää tilauksen ja tiedot markkinointi- ja suunnitteluosastolle;

3) markkinointi- ja suunnitteluosasto analysoi vastaanotetut tiedot ja pyytää toimittajalta tarvittavat tiedot, kehittää projektisuunnitelman ja lähettää sen asiakkaalle hyväksyttäväksi ja sitten asiantuntijaryhmälle;

4) asiantuntijaryhmä kehittää projektin mallin, joka saadaan asiakkaan hyväksymien tietojen ja suunnitelman pohjalta;

5) hyväksytyn mallin valmistelu valmistuneelle hankkeelle (asiantuntijaryhmä) ja lähetetty laadun osastolle vaatimustenmukaisuuden arviointia varten;

6) laadun osasto lähettää valmiin hankkeen konsultointiosastolle;

7) konsulttiosasto toimittaa hankkeen asiakkaalle, joka arvioi palvelun laatua;

8) tarvittaessa valmis projekti lähetetään tarkistettavaksi.

Näin laadunhallintaan ja tilastolliseen analyysiin erikoistuneen konsulttiyrityksen palveluiden tarjoaminen vastaa täysin PDCA-sykliä [3].

Suhteiden kartan luomiseksi sinun on määritettävä prosessin tulot ja tulokset. Meidän tapauksessamme sisäänkäynnit voivat olla asiakkaita, työntekijöitä, tietolähteitä, ohjelmistotuotteita, infrastruktuuria, toimistolaitteita, menetelmiä ja tekniikoita, uusia teknologioita. Tuloksiin - valmiiksi laadittu palvelu (projekti, konsultointi jne.), Maksaa.

Suunnittelukartan rakentamisen seuraava vaihe on yksilöidä prosessin osallistujat: asiakkaat, yksiköt ja yksittäiset työntekijät, toimittajat, ts. Kaikki ne, jotka osallistuvat tai vaikuttavat prosessiin.

Palveluntarjoajien osallistujien määrittämiseksi on tarpeen analysoida kaikki yrityksen käytettävissä olevat yksiköt, resurssit, toimittajat ja valita ne, jotka osallistuvat prosessiin. Täten tunnistettiin prosessin seuraavat osallistujat: asiakkaat, konsultointiosasto, markkinointi- ja suunnitteluosasto, tietohallintopalvelut, asiantuntijaosasto, laatusektori.

Kun prosessin mahdollisten osallistujien koostumus on määritetty, on välttämätöntä määrittää niiden välinen vuorovaikutus. Tätä tarkoitusta varten on asennettu nuolien järjestelmä.

Edellä esitetyn perusteella rakennetaan suhteiden kartta.

Tästä syystä voidaan päätellä, että prosessi on funktioiden (teosten, toimintojen) suorittamisen sekvenssi, jolla pyritään luomaan tulos, jolla on arvoa kuluttajalle.

Prosessien tulisi olla:

- jatkuva, johdonmukainen, dokumentoitu,

- pyritään luomaan tulos, jolla on arvoa kuluttajalle,

- valvotaan, toisin sanoen toimitetaan pisteitä, menetelmiä ja valvontamenetelmiä,

- rakennettu järkiperäisesti sulkemaan pois "palautukset" tai tarpeettomat ja tehottomat operaatiot, - varustettu tiedonsiirtokanavilla jne.

Puhuttaessa prosessin lähestymistavasta laadunhallintajärjestelmään on huomattava, että prosessien rooli missä tahansa järjestelmässä on riittävän suuri. Koska QMS on hallinnan kohde, yrityksen on hallittava kaikkia siihen liittyviä prosesseja.