Mikä on asiakirjahallinnon ja dokumenttien hallintaan?

Menestykseen riippuu sen asianmukaisesta järjestämisestä. Sekä johtajille ja työntekijöille tulisi olla tietoisia, että tällainen paperityötä. Mitkä ovat sen ominaisuudet, millaiset ovat, ja mitkä säännöt tulisi ottaa huomioon järjestämisessä työnkulun?

Mikä on rekisterihallinnon

Kaikissa organisaatioissa riippumatta omistuksen ja ominaisuuksia, luo elinkeinotoiminnassa erilaisia paperin. Se voi olla sekä tilausten ja kirjaimia, ja raportteja. Kaikki ne kuuluvat organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat.

Toimistotyö - toiminta luoda asiakirjoja organisaation, suorittaa tiettyjä sääntöjä ja vaatimuksia. Useimmiten yrityksissä jakaa omistautunut henkilökunta, alan työpaikkojen. Pienissä yrityksissä sihteeri toiminto voidaan sijoittaa lähes kaikki työntekijät.

Jos ymmärrät ydin terminologiaa (mitä paperitöitä), käy selväksi, että sanan alkuperä. Tämä ennen kaikkea tallennuksesta on työkoneiden kuljetukseen virallisten tietojen. Tämän prosessin aikana aiheuttaa organisatorisia ja hallinnollisia asiakirjoja, jotka myöhemmin aloittaa tiettyjä toimia.

Termi "kirjoitusvirhe" ilmestyi jo pitkään, mutta vain keskellä viime vuosisadan virallisesti muotoutui, vahvistetaan asetuksissa valtion tasolla.

Toimiston hoitoon ja dokumenttien hallinta - mikä se on?

Organisaatio ei voi olla olemassa riippumatta lakia. Se on aina asiakirjahallinnon ja dokumenttien hallintaan. Mikä on se, mitä ominaisuuksia siirron paperin, miten järjestää niitä? Näitä kysymyksiä ratkaistaan asiantuntijat: sihteerit, arkistoijat työntekijät henkilöstöosaston.

Liikekirjeenvaihtoa liittyy vahvistamisesta tietoa aineellisella välineellä, luominen paperi- tai sähköinen väline. Tyvestä on rakennettu työn organisointia - muuttomääräys tai kirje sen perustamisesta toteutuksen ja lähettää arkiston tai tuhoaminen.

Mitä tulee toimipaikka papereita suhteessa työntekijöiden ja organisaation johdolla Asiakirja on jaettu ulkoisiin ja sisäisiin. Lähteestä riippuu eteenpäin tilauksia, kirjeitä.

Sisäinen asiakirja organisaatio sisältää seuraavat vaiheet:

• luominen hankesuunnitelmaa;
• koordinointi;
• asiakirjaluonnoksesta allekirjoittaminen, laskemisen päivämäärä ja rekisterinumero; siitä hetkestä rekisteröintiä pidetään virallisesti julkaistu ja hyväksytty suoritus;
• syyllisten ja seuranta;
• toimeksiantojen;
• rekisteröinnin suorittamisesta asiakirjojen säilytystä, riippuen ajankohdasta ja välttämättömyys;
• tuhoaminen tulosteita vanhentunut tai suunnitella ne arkistointiin.

Vaiheet ulkoisen dokumentin kokonaisuutena ovat samankaltaisia, mutta joitakin eroja:

• Asiakirjat toimitetaan yhtiölle ulkopuolelta. Tämä paperi voi olla vanhempi ja lapsi, oksia, viranomaismääräyksiä virallisen viranomaisten oikeuden määräyksiä, kirjeitä kansalaisilta.
• Kaikki saadut järjestävän yrityksen asiakirjoja läpäistävä rekisteröinnin yhteydessä. Se vahvistaa, että ne otetaan hallinnassa.
• Seuraava askel on työskennellä asiakirjan, käyttöönottoa tai suorituskykyvaatimukset.
• Tarvittaessa virallista vastausta tehdään.
• Viimeinen vaihe - hyödyntäen pitkä tai arkistointiteknologioita, ja mahdollisesta hävittämisestä.

Lisäksi suhteessa organisaation johdolla ovat seuraavanlaisia asiakirjan:

• ylöspäin - alkaen orja ylimmäisille (selitykset);
• alaspäin - johdon ja työntekijöiden (tilaukset);
• vaakasuora - välillä samanlaista asentoa (säädökset, protokollat).

Kaikissa asiakirjan liikkeessä kirjataan erityistä lehdissä. Ne voidaan tehdä monella eri tavalla:

• rekisterit siirtoasiakirjoissa;
• kortit asiakirjoja;
• elektroninen dokumentti on yleisintä valtaosa organisaatioita.

Piirteet tuomioistuinkäsittelyn

Monet ihmettelevät, mitä oikeudellisia paperityötä, ja miten se eroaa kaikista. Oikeuskäsittely - se on hieman erilainen joukko asiakirjoja ja todistusaineistoa. Oikea säilytys ja liikkuminen tuo avoimuutta oikeusjärjestelmää. Trial kirjoitusvirheen, toisin kuin organisaation voi olla vapaaehtoista. Se suoritetaan valtuutetun henkilöt ja on tarkasti valvottua. Hänelle, sääntely- ja hyvin määritelty kaikki askelmaa tuhoa.

sihteerin tehtävät

Suurin osa yhtiön työntekijät hyvin epämääräinen käsitys siitä, mitä papereita ja paperityötä. Tästä samasta sihteeri - ammatillista toimintaa.

Sihteeristö yritykset suorittavat perustoiminnot dokumenttienhallinnan. Muoto ja ominaisuudet työorganisaation kirjanpito palvelun liiketoiminta on jaettu tällaisia:

• Keskitetty - kaikki sihteerit ovat samassa osastossa ja kohde-päätoimittaja valkokaulustyöläisenä tai vanhempi sihteeri.
• Hajautettu - sihteerit ja henkilökunta suorittamaan tehtäväänsä, levisi puolilta organisaatiota ja jollei eri esimiesten.
• Mixed - se on yleisintä suurissa organisaatioissa.

Asiakirjapalvelimen yhtiö riippuu suoraan missä muodossa sihteeristö hyväksyi.

Opastusta toimisto-työhön

Koosta ja omistusmuoto millään organisaation on normatiivinen säädös säätelevä liikkumista asiakirjoista. Mikä on opastusta asiakirjahallinnon, ja miten? Tämä kysymys on huolestuttavaa paitsi sihteereitä myös kärjessä.

Opastusta toimisto-työtä - tämä on sisäinen sääntely organisaation hyväksymä tilaus tai ohjekirjoja, ikuinen toiminta. Se esitettiin kaikkien vaiheiden kulkua asiakirjan, ovat luettelot virkaa, jotka ovat allekirjoittaneet voi todentaa virallisia asiakirjoja esitteli suunnittelu näytteet, aihioita ja muotoja.

kirjanpito

Pienissä organisaatioissa, joilla on alhainen asiakirjan (alle 200 euroa vuodessa) ei ole epäilystäkään siitä, että tämä kirjanpito. Kaikki on päätetty voimat itse työntekijöille tai jopa pään.

Jos kirjanpito velvoitteet eivät suoraan työntekijän ja ei täsmennetty työsopimuksensa on tarpeen antaa asetuksella uskomalla niiden toiminnot. Tämä asiakirja on eriteltävä maalata lisätullia, vastuut ja korvaukset.

Piirteet Henkilörekisterin

Jos organisaatio toimii yksi työntekijä, varmista luot työntekijöitä koskevia asiakirjoja. Kysymys siitä, mitä HR ulkoistaminen, on erityisen tärkeää yrityksille, joilla on pieni määrä työntekijöitä.

HR ulkoistaminen - on varmistaa liikkumisen erityisiä asiakirjoja, jotka liittyvät työntekijöiden työllisyyden. Yleensä nämä tehtävät suoritetaan erityinen yksikkö - henkilöstöosasto. Niiden toiminnot on vastaanotto, käsittely ja varastointi HR asiakirjoja. Mukaan lukien henkilötietojen käsittelyä, jotka ovat luottamuksellisia.

Henkilöstö paperityötä suoritetaan yleensä erillään yleisestä sääntöjen noudattamisen yksityisyyden ja varastointi ominaisuuksia.

optimointi toimisto

Huolimatta nopeasta Digitaalitekniikan kehitys, monet organisaatiot ovat vaikea optimoida työnkulun. Edelleen johtaa vanhanaikainen paperi vastaavuus ja suorittavat säännöllisesti tukkien.

Tämä johtuu kahdesta tekijästä:

• kestävyys innovaatio yritysten työntekijöille;
• rahoituksen puute.

Esimiesten tulisi muistaa, että työnkulun optimointi huomattavia investointeja tuottaa merkittävää taloudellista vaikutusta.